【テンプレート付き】異動の挨拶メールの書き方からマナーまでレクチャー！

異動が決まったとき、お世話になった方々への挨拶メールは欠かせません。

しかし、いざ書こうとすると「どんな内容を書けばいいのか」「いつ送るべきか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、異動時の挨拶メールの書き方から基本マナー、そしてすぐに使えるテンプレートまで詳しく解説します。

異動の挨拶メールを送る目的とは

異動の挨拶メールには、大きく分けて2つの目的があります。

1つ目は、これまでお世話になった方々への感謝の気持ちを伝えること。
2つ目は、今後の連絡先や後任者の情報を共有し、業務の引き継ぎをスムーズに進めることです。

特に社外の取引先には、担当者変更による混乱を防ぐためにも、丁寧な挨拶メールが求められます。形式的なメールではなく、相手との関係性を大切にした温かみのある文面を心がけましょう。

挨拶メールを送るタイミング

挨拶メールを送る最適なタイミングは、異動が正式に発表された後、かつ実際の異動日の1週間前から前日までです。あまり早すぎると情報が確定していない場合があり、直前すぎると相手に失礼な印象を与えてしまいます。

社内向けと社外向けでは、送信のタイミングが異なることもあります。社内向けは異動日の2〜3日前、社外向けは1週間前を目安にすると良いでしょう。ただし、業務の引き継ぎ状況や関係性によって調整が必要です。

挨拶メールに記載すべき基本項目とメールのテンプレート

異動の挨拶メールには、以下の項目を必ず含めましょう。

1.件名

件名は、一目で内容がわかるように「異動のご挨拶(氏名)」などシンプルに記載します。相手が多忙な中でも開封してもらえるよう、簡潔さを意識してください。

2.本文

本文には、まず異動の事実と異動先、異動日を明記します。次に、これまでお世話になったことへの感謝の言葉を添えましょう。具体的なエピソードを入れると、より心のこもった挨拶になります。

3.後任者の紹介

後任者の紹介も重要です。後任者の氏名、所属、連絡先を明記し、引き継ぎがスムーズに行われることを伝えます。後任者がまだ決まっていない場合は、その旨と問い合わせ先を記載しておきましょう。

4.今後の連絡先

最後に、今後の連絡先を記載します。異動後も連絡が取れるよう、新しいの情報やメールアドレス、電話番号を忘れずに記載してください。

社内向け挨拶メールのテンプレート

社外向け挨拶メールのテンプレート

挨拶メールを書く際の注意点とマナー

挨拶メールを作成する際は、いくつかの重要なマナーがあります。

1.個別送信

個別送信を基本としましょう。特に社外の取引先には、BCCでの一斉送信は避け、一通一通個別に送ることで誠意が伝わります。関係性の深い相手には、具体的なエピソードを盛り込むなど、パーソナライズした内容を心がけてください。

2.敬語の使い分け

敬語の使い分けも重要です。社内向けには「です・ます調」で親しみやすく、社外向けには「ございます」など、より丁寧な表現を使用します。

3.ネガティブな表現は避ける

ネガティブな表現は避けることも大切です。異動の理由が本意でない場合でも、前向きな姿勢を示す文面にしましょう。愚痴や不満を書くことは、プロフェッショナルとして適切ではありません。

また、誤字脱字のチェックは入念に行いましょう。特に相手の会社名や氏名、後任者の情報に誤りがあると、大変失礼にあたります。送信前に必ず複数回確認することをおすすめします。

まとめ

異動の挨拶メールは、これまでの感謝を伝え、今後の関係性を良好に保つための大切なコミュニケーションツールです。

基本的な項目を押さえ、相手との関係性に応じた適切な文面を作成することで、円滑な引き継ぎと信頼関係の維持につながります。

この記事で紹介したテンプレートを参考に、あなたらしい心のこもった挨拶メールを作成してください。