【社外編】催促ビジネスメールの適切な書き方から例文まで解説
取引先やクライアントへの催促メールは、社内以上に慎重な配慮が必要です。
言葉遣いや表現を誤ると、信頼関係を損ねてしまう可能性があるため、より丁寧で配慮の行き届いた対応が求められます。
本記事では、社外向け催促メールの適切な書き方と、実務ですぐに使える例文を詳しく解説します。
社外への催促メールが必要になる場面
ビジネスにおいて、社外への催促メールが必要となる主な場面は以下の通りです。
見積書や提案書の回答催促
提出した見積書や提案書に対して、期限を過ぎても返答がない場合に確認が必要になります。
納品物や資料の提出催促
発注した商品やサービス、依頼した資料などの納期が遅れている際の催促です。
請求書の支払い催促
支払期限を過ぎても入金が確認できない場合の催促メールです。
返信や確認事項の催促
重要な質問や確認事項に対する返信が遅れている場合の催促です。
社外催促メールの基本マナー
社外への催促メールでは、以下の基本マナーを押さえることが重要です。
相手の立場を尊重する
取引先も多忙であることを理解し、一方的に責めるような表現は避けましょう。
「行き違いがあったかもしれません」「ご多忙のことと存じますが」といった配慮の言葉を添えることで、相手への敬意を示します。
事実を正確に伝える
いつ、何を依頼したのか、期限はいつだったのかを明確に記載します。曖昧な表現は誤解を生む原因になるため、具体的な日付や内容を示しましょう。
丁寧な言葉遣いを心がける
「〜していただけますでしょうか」「恐れ入りますが」など、クッション言葉を適切に使用します。命令口調や高圧的な表現は絶対に避けてください。
社外催促メールの効果的な書き方
件名の工夫
件名は開封率に直結する重要な要素です。用件が一目で分かり、かつ丁寧な印象を与える件名を心がけましょう。
効果的な件名の例
– 【ご確認】お見積りのご検討状況について
– 【再送】ご請求書のお支払いについて
– ○○のご納品時期についてのお伺い
– ○○案件の進捗状況のご確認
本文の構成ポイント
1. 丁寧な挨拶
「いつもお世話になっております」という定型の挨拶から始め、相手への敬意を示します。
2. 依頼内容の振り返り
前回の依頼内容を簡潔に振り返ります。メールの日付や件名を引用すると、相手が確認しやすくなります。
3. 柔らかい確認表現
「念のため確認させていただきたく」「進捗状況をお伺いできますでしょうか」など、相手を責めない表現で現状を確認します。
4. 行き違いへの配慮
「行き違いでしたら申し訳ございません」という一文を加えることで、相手への配慮を示します。
5. 期限や理由の明示
催促する理由や、いつまでに必要なのかを具体的に伝えます。ただし、相手を追い詰めるような表現は避けましょう。
6. 感謝と結びの言葉
「お忙しいところ恐縮ですが」「何卒よろしくお願い申し上げます」など、協力への感謝で締めくくります。
催促メールで避けるべき表現
社外への催促メールでは、以下のような表現は絶対に使わないようにしましょう。OK表現をぜひ参考にしてください。
NG表現
– まだ返事をいただいていません
– 早急に対応してください
– 期限を守ってください
– 至急ご連絡ください
– いつになったら〜していただけますか
OK表現
– ご検討状況をお伺いできますでしょうか
– ご都合をお聞かせいただけますと幸いです
– お手数をおかけいたしますが
– ご多忙のところ恐れ入りますが
– 進捗状況についてお教えいただけますでしょうか
【状況別】社外催促メールの例文
例文1: 見積書の回答催促
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件名: 【ご確認】お見積書のご検討状況について
株式会社○○
△△部 □□様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の▲▲でございます。
先日1月10日にお送りいたしました「■■システム導入」のお見積書について、ご検討状況をお伺いしたくご連絡いたしました。
もしすでにご返信いただいている場合は、行き違いとなり大変申し訳ございません。
弊社の生産スケジュールの都合上、できましたら今月末までにご回答をいただけますと幸いでございます。
ご不明な点やご質問がございましたら、いつでもご説明にお伺いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社●●
営業部 ▲▲
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: xxxxx@example.com
────────────────
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例文2: 納品遅延の確認
“`
件名: ○○資料のご納品時期についてのお伺い
株式会社○○
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の▲▲でございます。
1月5日にご依頼いたしました「顧客分析レポート」につきまして、納品予定日が1月20日とのことでしたが、本日時点でまだ受領できておりません。
念のため確認させていただきたくご連絡いたしました。すでにご送付いただいている場合は、行き違いとなり申し訳ございません。
こちらのレポートは1月25日の役員会議での使用を予定しておりますので、ご納品の見通しについてお教えいただけますでしょうか。
何か不明点や追加で必要な情報がございましたら、お気軽にお申し付けください。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
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例文3: 支払い催促(初回)
“`
件名: 【ご確認】ご請求書のお支払いについて
株式会社○○
経理部 △△様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の経理部▲▲でございます。
12月25日付でお送りいたしました請求書(請求番号:123456)につきまして、お支払い期限が1月20日となっておりましたが、本日時点で入金を確認できておりません。
念のためご確認いただきたくご連絡いたしました。
すでにお手続きいただいている場合は、行き違いとなり大変失礼いたしました。
もしご不明な点やお手続き上の問題がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
“`
例文4: 返信催促
“`
件名: 【再送】契約条件についてのご確認
株式会社○○
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の▲▲でございます。
1月15日にお送りいたしました契約条件に関するご質問について、その後ご検討状況はいかがでしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、プロジェクトのスケジュール調整の関係上、1月28日までにご回答をいただけますと大変助かります。
もし内容にご不明な点がございましたら、お電話でのご説明も可能でございますので、お気軽にお申し付けください。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
“`
催促メール送信後のフォローアップ
メールを送信しても返信がない場合は、以下の対応を検討しましょう。
電話でのフォロー
メール送信から2〜3日経っても反応がない場合は、電話で直接確認することも効果的です。その際も丁寧な口調を心がけましょう。
上司や別の担当者への連絡
担当者が不在や多忙の可能性もあるため、必要に応じて上司や別の窓口に連絡することも検討します。
段階的な催促
初回は柔らかい表現で、返信がない場合は徐々に具体性を高めていく段階的なアプローチが効果的です。
まとめ
社外への催促メールは、ビジネス関係を維持しながら必要な対応を促す繊細なコミュニケーションです。相手への敬意を忘れず、丁寧な言葉遣いと明確な情報提供を心がけることで、円滑な取引関係を保つことができます。
催促は決して相手を責めるものではなく、お互いのビジネスをスムーズに進めるための大切なコミュニケーションツールです。本記事の例文を参考に、状況に応じた適切な催促メールを作成し、良好なビジネス関係を築いていきましょう。
